SFAとは？便利な機能と導入時のフロー、選定のポイント

営業活動の効率化につながるSFAとは？

まずは、SFAの基礎知識について解説します。主にどのような目的やメリットがあって導入されるツールなのでしょうか。

SFAの意味

SFAとは、営業活動の生産性向上や業務効率化、業務改善などを目的とした多数の機能が備わったツールのことです。「Sales Force Automation」の頭文字をとった略語で、「営業支援システム」と訳されます。

SFAは商談から受注まで営業活動の一連のプロセスを可視化（見える化）し、営業活動の推進・売上向上をサポートします。

代表的なSFAは、「Salesforce Sales Cloud」「Senses（センシーズ）」「Eight Team」「JUST.SFA」「HubSpot Sales Hub」などの製品です。

企業がSFAを導入する主な目的

企業がSFAを導入する主な目的は、営業活動の効率化や改善による売上拡大です。しかし、導入する企業によって売上拡大のために解決すべき課題は異なるため、ここでは少し踏み込んでSFAの導入目的について解説します。

・営業活動の効率化

SFAには、営業活動に必要となる売り上げや顧客、進捗といった各種情報を一元管理し、関係するメンバーが活用できる機能が備わっています。また、営業活動に付随する定型業務を自動化・効率化する機能も搭載されており、こうした機能を活用して営業活動全体を効率化するためにSFAを導入する企業も多くあります。

・営業活動の管理

SFAは、日々刻々と変化する営業チーム全体の活動状況を把握し、管理するうえでも有用です。SFAでは営業活動全体の情報を集約し、可視化することができます。そのため、マネジメント効率を高め、営業チームのパフォーマンスを向上させることを目的にSFAを導入するケースも見られます。

・営業活動の属人化解消・標準化

SFAは営業活動に関するナレッジやノウハウを蓄積してチームに共有できるため、営業活動の属人化解消や標準化に役立てることも可能です。営業組織全体のパフォーマンスの底上げや営業力強化のために、SFAを導入する企業も多く見られます。

営業活動のパフォーマンスは個々の担当者のスキルや経験に依存し、属人的になりやすく、担当者によって対応品質に差が出がちです。SFAの活用によってナレッジや営業ノウハウを共有すれば、組織の教育コスト低減にもつなげることができます。

・売上予測の精度向上・予実管理

SFAの中には売上予測機能が備わっているものもあり、売上予測の精度向上や予実管理を目的にSFAを導入するケースも見られます。

数値目標の達成に向けて的確な打ち手を選択・実行するうえで、正確かつリアルタイムな売上予測は欠かせません。しかし、売上予測には月別の売上金額や契約期間、更新率、解約率などさまざまなデータが必要で、収集・分析するには時間やコストがかかるため、ツールを使わずにリアルタイムに予測するのは困難が伴います。

SFAでは情報を適切に入力することにより、必要なデータの収集・分析を効率的かつ的確に行い、精度の高い売上予測をリアルタイムに知ることができます。

SFAとCRMやMAとの違い

営業やマーケティングに活用するツールには、SFA以外にもCRMやMAがあります。ここでは、CRMとMAの概要、SFAとの相違点について解説します。

CRMとは？

CRM（Customer Relationship Management）とは、直訳すると「顧客関係管理」という意味です。広義には顧客との関係を構築したり、維持したりする施策を指しますが、ここでは顧客関係管理を行うツールとしてのCRMについて説明します。

CRMは顧客の情報を管理し、関係性の構築や維持に必要な施策を打てる機能が備わっているツールです。CRMには、購入・行動履歴や連絡先などの顧客情報の管理、メールの配信といった機能が搭載されており、企業は一人一人の顧客に応じたサービスやサポートを提供することができます。

近年はSFAとの連携が可能なCRMや、両方の機能を併せ持つ製品も登場しており、SFAとCRMの厳密な境界は曖昧になりつつあります。

MAとは？

SFAが営業活動を支援するツールであるのに対し、MA（Marketing Automation、マーケティングオートメーション）は、マーケティング活動の自動化・効率化により同活動を支援するためのツールです。リードの獲得から育成、選別まで、一連のマーケティング施策をスムーズかつ効果的に推進するための機能が備わっています。見込み客の獲得から案件化するまでがMA、そこから受注するまでがSFAのカバーする範囲のイメージです。上述のCRMやSFAとの連携機能が備わっており、マーケティングと営業の活動をシームレスにつなげられるMAもあります。

なお、リードの獲得や育成、選別については以下の記事で解説しています。

関連記事：リードの意味と分類｜購買意欲を高めるプロセスと施策例

SFAの主な機能

SFAに一般的に搭載されている主な機能を紹介します。詳細はツールによって異なる場合がありますが、概要を把握するのに参考になさってください。

顧客や案件、商談情報の管理

SFAには顧客や案件、商談などの情報を管理できる機能が備わっています。

• 顧客管理
  会社名や所在地、電話番号、Webサイト、担当者名といった顧客情報、対応履歴などを管理する
• 名刺管理
  顧客の名刺をデジタル化して管理・共有する機能が備わっているSFAもあり、その場合は情報を手動で入力する手間を省略できる
• 案件管理
  営業している担当者をはじめ、提案内容や進捗、受注見込み、受注見込み金額、受注予定日といった案件情報を管理する
• 商談管理
  商談ごとの詳細な情報を管理する機能。商談履歴、商談相手、決裁者、提案内容、商談の進捗状況、ネクストアクションなどを記録する

情報共有し合うことにより、営業スキルの標準化やベースアップをはじめ、異動・退職に伴う引き継ぎ、営業マネージャーによる受注に向けたフォローなどが可能となります。

営業プロセスの管理・行動管理

SFAには営業のプロセスを数値で可視化し、管理する機能が搭載されています。この機能を活用することで、営業担当者の行動を把握したり、PDCAサイクルを回してパフォーマンス向上につなげたりすることができます。

具体的には、営業担当者のテレアポのコール数、アポイント数、訪問数、受注数などの成果を数値化して管理します。営業目標の達成度合いを把握するのはもちろん、成果を上げているメンバーと数値で比較して課題を発見して行動の改善に役立てたり、今後の目標設定の参考にしたりすることができます。

売上予測や予実管理

SFAには、従来Excelなどを用いて行っていた売上予測や予実管理を効率的かつ精度高く行える機能があります。売上予測は、案件ごとに受注見込み金額を入力すると、リアルタイムに予測金額を把握できるような機能です。売上データは営業担当者別、案件別など多様な観点で確認が可能で、予算と実績を見ながら進捗管理ができます。

売上予測や予実管理の活用により、予算達成に向けて先手で対策を講じ、月末や期末に売り上げが足りない、予算を達成できそうにないといった事態に早めに備えることができます。

営業担当者をサポートする機能

SFAには、営業担当者の活動をサポートする機能が多数搭載されています。クラウドベースのSFAであれば、外出先にいる営業担当者もスマートフォンやタブレットから各機能を利用することが可能です。例としては、以下が挙げられます。

• スケジュール・ToDoリスト管理機能
• ファイル共有機能
• ワークフロー機能
• 日報管理機能
  など

時間や場所を問わず、スケジュール管理、書類の申請、日報の提出などができれば、営業活動に付随する業務にかかる時間や労力の削減が可能です。チームの機動力、パフォーマンスの向上にもつながるでしょう。

SFA導入時のフロー

企業によってSFAで解決したい課題や求める機能は異なります。そのため、SFA導入時にはさまざまな項目を検討しながら進める必要があります。導入の際の基本的なフローは次の通りです。

STEP1. SFA導入の目的やスケジュールの明確化

SFA導入の最初のステップは、導入の目的を明確化することです。自社がSFAを導入する理由や解決したい課題、運用のイメージ、SFA導入後の理想の状態などを具体的にしておきます。

また、SFAの導入は調査や検討に一定の時間を要するため、プロジェクトマネージャーを決めて進めるのが良いでしょう。導入の目標期日を決定し、スケジュールを組んだうえで進めていくのがおすすめです。

STEP2. 現状の調査、SFAに求める機能を検討

次のステップは、自社の現状調査を行います。現在の状態（As Is）と理想の状態（To Be）を明確化して、双方のギャップを埋める方法を模索すると、自社がSFAに求める機能をより具体的に検討できるでしょう。

営業担当者やマネージャーにヒアリングを行い、営業現場のリアルな声を集めます。

STEP3. SFAの選定

現状調査で得た情報や、理想と現実のギャップから見えてきた課題、予算などをもとに、自社に最適なSFAを選定します。以下は手順の一例です。

1. 複数のSFAベンダーに問い合わせて資料請求をしたり、ウェビナーを視聴したりして幅広く情報を集めます。
2. 自社の要望を満たせるベンダーを3～5社程度に絞り込み、製品の説明や提案を受けるためのアポイントを取ります。
3. ベンダーとのミーティングにより、詳細な情報を集めます。ツールの使用画面を見せてもらったり、試用体験をしたりして、使いやすさも確認しておきましょう。また、導入・運用時のサポート体制についてもチェックします。

SFAを選定する際のポイントは後述します。

STEP4. 社内の稟議、契約

十分な情報を集め、自社の導入目的に合ったSFAを選定できたら、社内の稟議を申請し、導入について承認を得ます。ベンダーから詳細な情報を聞いたり、ツールを実際に触ったりしておくと、納得感のある稟議書を作成することができます。

社内の稟議が承認され、SFAの導入が決定したら、ベンダーと契約を行い、ツールの導入・設定・データ登録といった運用前の準備を進めます。SFA利用者を対象とした研修や勉強会も用意し、運用に備えておくことをおすすめします。

STEP5. 運用開始

準備が整ったら、いよいよSFAの運用スタートです。メンバーがツールに慣れるまでは一定の時間を要するため、運用開始からしばらくはフォロー体制を万全にしたり、利用者を対象とした研修や勉強会を設けたりして、安定的な稼働を目指すと良いでしょう。

SFAを選定する際のポイント

最後に、SFAを選定する際にチェックすべきポイントを解説します。

価格と機能

SFAを選ぶ際に最も重要となるポイントは、自社の目的・用途・ニーズを満たせる機能を有する製品を選ぶことです。求める機能が備わっているかどうかはもちろん、価格が見合っているかも確認しましょう。

SFAは機能が豊富に搭載されているほど料金が高くなる傾向にあります。豊富な機能が備わっていても、目的に合っていなければすべてを使いこなせず、無駄なコストを支払うことになるので注意が必要です。

UI・UX

いくら機能性に優れたSFAを導入しても、使い勝手が悪いと営業担当者に敬遠され、活用されないおそれがあるため、SFAはUI・UXも重要です。SFAの操作性が悪いと、使いこなせるまでのトレーニングに時間とコストがかかるという問題もあります。

SFAをスムーズに定着させるためにも、営業担当者が使いやすいUI・UXを備えたSFAを選びましょう。

カスタマイズのしやすさ

SFAを長期的に利用することを考えているのであれば、カスタマイズのしやすさも大切です。企業のフェーズによって求める機能が変わる場合があるほか、使い始めてみて機能の追加が必要になる可能性もあります。

また、セールス部門やマーケティング部門、カスタマーサポート部門など複数の部署でSFAを共同利用する場合も、部署ごとに機能を柔軟にカスタマイズできると便利でしょう。

サポートの手厚さ

SFAは多機能・高機能であるために、営業担当者が十分に活用できるまで時間がかかることがあります。そのため運用が安定するまでは、ベンダーによるサポートが欠かせません。

サポートが手厚いSFAを選ぶと、技術的な問題を素早く解決できるだけでなく、営業力の強化や売上拡大といった成果につなげるためのアドバイスを受けられる場合があります。

運用が安定するまでの期間を短縮し、SFAのパフォーマンスを十分に発揮するためにも、あらかじめベンダーのサポート範囲や体制、充実度を確認しましょう。

自社に最適なSFAを導入し、営業効率化を図りましょう

SFAは営業活動の可視化・効率化に役立つ便利なツールです。SFAを活用して十分なパフォーマンスを発揮するためには、自社に最適なツールを選び、営業部門に運用を定着させることが大切です。ツール導入前のひと手間が成否の分かれ目となるため、メンバーからのヒアリングや検討時の調査、情報収集などは怠らないほうが良いでしょう。

当記事でご紹介したポイントを参考に、自社に最適なSFAの選定・導入を進めてみてください。